新人スタッフを育てる10ヶ条

経営者の中では新人が育たない。すぐにやめてしまう。というのが合言葉のようになっています。
当社は最低でも3年は勤めてくれるスタッフがほどんどです。どのようにすれば辞めないのか10か条をご紹介します。
 

マニュアル作り

まず、新人が入ってくる半年くらい前からマニュアルの準備をします。社内にはマニュアルというものがない会社も多いかと思います。
先輩から後輩へ、口頭の説明だったり、個人的なマニュアルだったりすることも多いと思います。しかしこれからはマニュアルを作って行くことは必須だと感じます。先輩からの引継ぎが新人にとっては最初の難関であり、最初の苦痛だからです。

掃除の仕方、日計表の書き方、接客方法、電話応対の方法、郵便物の整理方法、FAXの受信方法、ラッピング方法、梱包方法、など
それぞれの項目を更に細かく洗い出していきます。マニュアルを作ったら、それを使えるかどうか検証します。新人が分かる言葉になっていないかどうか、専門用語になっていないかどうか、内容は随時変更してどんどん分かりやすくしていきます。 
マニュアルがあれば、時間を無駄にせずに、即戦力でどんな子でもある一定レベル以上になります。
どんどんマニュアルを増やしいくことで新人社員教育も楽になっていきます。

できる。があたり前ではない

「最近の若いものは…」「こんなことも分からないなんて!」という言葉をよく聞きます。私も昔はよく言っていました。
しかし、それはあなただけの価値観であることが多いです。社会や社内は様々な年齢の人間がいて、同じ目標に向かって進んでる団体です。育った環境も年齢も違っていたら、なにが常識!?なにが非常識?って感じです。
若ければ知らないことが当たり前だと思ってください。あなたも20年前はそうでしたからね。
初めての仕事を与える時には、「これ分かる?じゃあお願いね。」ではなくて、知っていても、知らなくても、まずはマニュアルを見てもらい、分からなければ聞いてね。といいます。自分が当たり前のこともマニュアル書いておけばいいのです。
「分かる」と言われたのに、出来てなかったときにイライラせずに済みます。そのイライラが新人に伝わって辞めてしまうと、せっかく入社したのにもったいないですよね。

メモ魔は当てにならない

新人はメモをとるのが当たり前ではありません。人それぞれ、メモの取り方は違いますし、メモを取って満足してしまうタイプのコも結構います。メモを書く時間を与えること。そして、たまにメモを見て、ポイントをつかんで書いているか確認しましょう。
教える時に、ここはメモ取らなくていい、とか、ここをメモ取って。など言うのも良いですね。

得意不得意 3か月で見極めて適材適所 

中小企業だと一刻も早く実践に出したいところですが、最初からレベルの高いものを見せても心が折れてしまう新人がいます。
まず社内のことを知ってもらう。社内に人間に慣れてもらう。掃除をしながら、どこに何があるかを知る。
3か月間で様々な部署を経験させて、得手不得手を見極めましょう。そして、良いところを見つけたら褒める事を忘れないようにしましょう。その間にこの仕事のどこにやりがいを感じて楽しいのかなどを徐々に伝えていきます。
新人教育が得意な社員を担当にするのもいいですね。新人でも褒めるところは、皆の集まるミーテイングの席などで、積極的に発表します。新人なりに、成長して会社に貢献出来ていることを実感できます。

会社の理念や方向性は最初に伝える。

私の会社は、花屋だけど生花を置いていない変わった花屋です。平均単価は5万円なので普通とは一線を画します。
高級路線なので、服装や身だしなみ、話し方にも生かさなければいけません。しかし、服装やメイクのことは後になるとなかなか言い出しにくくなるので、最初のオリエンテーションの中でしっかり伝えます。そして、研修中に気づいたことがあれば注意をして、直ったら褒める。事を忘れずにしましょう。褒められれば、それで合っていたんだ!と自信が持てます。

風通し 意見を言いやすい環境づくり

風通しのいい職場というのはスタッフがいつも笑顔で、会話が絶えないです。私の会社では全員スタッフは女性で、年齢は大学生から40代、外人もいますが、生き生きと楽しそうに働いています。職場が明るくて私も大好きな場所です。
女性なので、体調がすぐれない、インフルエンザで出勤できない、子どもが熱を出した、など出勤したいのに出来ないケースもあります。それをいちいち文句を言っていてはよくありません。女性が働きやすい職場は、休みたいときに休める職場だと思います。そのために、自分が休まなければいけない時の為に、誰かが困ってたいたら、その時に出勤してね。と採用と段階で伝えてあります。
お互い様。という気持ちを忘れずに持ってもらいたいです。

先日、学生のスタッフが海外旅行に3週間行く時に、3か月前に休むことをシェアして、シフト調整しました。仕事は片付けて引継ぎをして、グループLINEに行ってくることを連絡するように。と社長命令で伝えてたのですが、「行ってきます」というメッセージに対して、返信する他のスタッフの返信が「楽しんでおいで~!」「元気に帰っておいで~!待ってるよ~」「ちゃんとご飯食べるんだよ~」と、とても温かくて思わず涙しそうになりました。この人間関係が好きだな~と実感した瞬間でした。

ゆとり世代育成方法

 ゆとりだから○○だよね、さとりだから○○なんだよね、と言ってもそれは個人の問題で、若くてもしっかりしているコはいます。そして、面接の時はキラキラしていたのに働き始めたら急に来なくなったとか、履歴書は立派で面接も良かったけど、数日してみたら別人の様だったり、いろいろなタイプがいて採用段階で見抜けないケースもあります。
合わないなら研修段階で早く辞めてくれればばいいと思っています。新人も入ってみなければ分からないと思っていますからね。
1か月以内に辞める子は本当に合わないケース。3か月経って辞める子は気づくのが遅いタイプ。
1年経って辞めるのは、勘弁してほしいですよね、研修に費やす費用は相当ですし、期待もしてます。

入社後1か月の壁、3か月の壁、6か月の壁、1年の壁、2年の壁…あります。その時に適切に声掛けをするのが効果的です。
私は、2か月に1回個人面談をしています。会社に対して、自分が貢献していると感じることはなにか?会社の中の好きな仕事は何か?改善点やアイデアを聞くなど、一人づつ時間を取っています。役に経ってない。と感じていたスタッフに、そうではない。という事を理解してもらえて、結果的に長く働いてくれたりさらにやる気をだしてパートから社員になった子もいます。感情には波があるので、マイナスな時に、あるきっかけが合わさることで不の連鎖に陥ることがあります。それでも、個人面談で言葉で丁寧に伝えることが一番大切だと感じます。

外人スタッフの活用方法 

外国人スタッフを育成するのと、日本人の新人スタッフを教育するのも似ています。2.できる。が当たり前 でも書きましが、
常識が常識ではないので、固定概念にとらわれずに、会社のルールに従って仕事を覚えてもらうことが一番なのです。
日本語があまりしゃべれないスタッフもいますが、だからこそ、マニュアル通りにやるべきことを順序立てて説明します。
徐々に日本語も覚えていきますし、困ったときには
Google翻訳をつかいます。
そして、日本語が苦手な外国人スタッフの活用方法としては、外人客に向けて、instaglamやSNS、HPの文章作成など作業に当たってもらいます。
 

社内連絡はクラウド

社内の連絡はLINEが便利です。社内でグループを作って共有する情報を流しています。
シフトの連絡やお客さんの予約状況もクラウドのカレンダーで管理しています。即座に繁栄されるのでとても重宝しています。
使えるツールは試して、作業が効率よく進められるようにしましょう。

 

改善点を生かす 風通しのいい社内

会社はお客様が喜んでもらうためにある。そのために自分が今何をしたらいいのか、ということを考えられることが大切だと感じます。
クレームやクレームになりそうな案件は、次に生かすためにマニュアルにして、社内に展開します。
逆に、喜んでもらえることや会社のプラスになることも、みんながまねできるようにマニュアル化します。
意見を上げやすい環境を整えるには、普段から意見を言いやすい関係を築いているというのもありますが、月1回面談をして、意見を聞いています。忙しいと時間が取れないときもありますが、回数を重ねると意見を言いやすくなったりするので大切だと感じます。
 
 

まとめ

会社はお客様の笑顔のためにある。そのためにどうしたらいいのか、というのが社内共通の目標です。そのために改善点はマニュアルにして、社内に展開します。マニュアルならどんなスタッフもやらなければいけない。新人が入ってくるたびに、足らない部分のマニュアルを増やしていけば、最初のうちは仕事が増えますが、充実してきます。先輩から教えられるより、文章を読むほうが新人の定着率もいいと考えます。

 
 

 

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