新人スタッフを育てる10ヶ条

経営者 仲間に会うと、新人が育たない。すぐにやめてしまう。というのが合言葉のようになっています。
当社は長く勤めてくれるスタッフがほどんどです。どのようにすれば長く勤めるスタッフを育成できるかご紹介します。

入社前にマニュアルを作ておく

まず、新人が入ってくる前からマニュアルの準備をします。マニュアルというものがない会社も多いかと思います。
先輩から後輩へ、口頭の説明だったり、個人的なメモを引き継ぎする会社も多いと思います。しかしこれからはマニュアルは必須だと感じます。先輩からの引継ぎが新人にとっては最初の難関だからです。

掃除の仕方、日計表の書き方、接客方法、電話応対の方法、郵便物の整理方法、FAXの受信方法、ラッピング方法、梱包方法、など
それぞれの項目を更に細かく洗い出していきます。マニュアルを作ったら、そのマニュアルが使えるかどうか検証します。新人が分かる言葉になっているかどうか、専門用語になっていないかどうか、内容は随時変更して分かりやすくしていきます。指導する時間が取れなくても「読んでおいて」ということもできます。
マニュアルがあれば、どんな子でも、時間を無駄にせずに、即戦力で一定レベル以上になります。
会社側は、マニュアルを増やして充実させていくことで新人社員教育に時間を割かれず、徐々に新人教育が楽になっていきます。
 「最近の若いものは…」「こんなことも分からないなんて!」という言葉をよく聞きます。私も昔はよく言っていました。
しかし、それは価値観が偏っていることが多いです。社会や社内は様々な年齢の人間がいて、同じ目標に向かって進んでいる集団です。育った環境も年齢も違っていたら、なにが常識!?なにが非常識?という感じです。
入社したばから、20代だから知らないことが当たり前だと思ってください。あなたが新人だった時もきっと先輩はそう思っていたはずですからね。
初めての仕事を与える時には、これくらい知っているよね!?を前提に「これ分かる?じゃあお願いね。」ではなくて、知っていても、知らなくても、まずはマニュアルを見てもらい、分からなければ聞いてね。といいます。自分が当たり前のこともマニュアル書いておけばいいのです。
「分かる」と言われたのに、出来てなかったときにイライラせずに済みます。そのイライラが新人に伝わってしまうと”先輩怖い””いじめられてる?“となり、せっかく入社した有望な社員が辞めることになってしまったらもったいないですよね。

メモ魔は当てにならない

新人はメモをとるのが当たり前ではありません。人それぞれ、メモの取り方は違いますし、覚え方は違います。メモを書いて満足してしまうタイプも少なからずいます。復習させる時間を与えること。そして、たまに書いたメモを✔チェックして、ポイントをつかんで書いているか確認しましょう。
教える時に、ここはメモ取らなくていい、とか、ここをメモ取って。など言うのも効果的です。

研修期間に適正を見極めて適材適所 

中小企業だと一刻も早く実践に出したいところですが、最初からレベルの高いものを見せても心が折れてしまう新人がいます。
まず社内のことを知ってもらう。社内の人間に慣れてもらう。3か月間で様々な部署を経験させて、得手不得手を見極めましょう。そして、良いところを見つけたら褒める事を忘れないようにしましょう。その間にこの仕事のどこにやりがいを感じて何が楽しいのかなどを徐々に伝えていきます。
新人教育が得意な社員を新人教育に充てるのもいいですね。褒めるところは、皆の集まるミーテイングの席などで、積極的に発表します。新人なりに、成長して会社に貢献出来ていることを実感できます。

会社の理念や方向性は最初に伝える。

私の会社は、花屋だけど生花を置いていない変わった花屋です。平均単価は5万円なので普通とは一線を画します。
高級路線なので、服装や身だしなみ、話し方にも生かさなければいけません。しかし、服装やメイクのことは後になるとなかなか言い出しにくくなるので、最初のオリエンテーションの中でしっかり伝えます。そして、研修中に気づいたことがあれば注意をして、直ったら褒める事を忘れずにします。褒められれば、それで合っていたんだ!と自信が持てます。

風通し 意見を言いやすい環境づくり

風通しのいい職場というのはスタッフがいつも笑顔で、会話が絶えないです。私の会社はスタッフは全員女性で、年齢は大学生から50代、外国人もいますが、生き生きと楽しそうに働いています。職場が明るくて私も大好きな場所です。
女性なので、体調がすぐれない、インフルエンザで出勤できない、子どもが熱を出した、など出勤したいのに出来ないケースもあります。それをいちいち文句を言っていてはよくありません。女性が働きやすい職場は、休みたいときに休める職場だと思います。そのために、自分が休まなければいけない時の為に、誰かが困ってたいたら、その時に出勤してね。と採用と段階で伝えてあります。お互い様。という気持ちを忘れずに持ってもらいたいです。

先日、学生のスタッフが海外旅行に3週間行く時に、3か月前に休むことをシェアして、シフト調整しました。仕事は片付けて引継ぎをして、グループLINEに行ってくることを連絡するように。と社長命令で伝えてたのですが、「行ってきます」というメッセージに対して、返信する他のスタッフの返信が「楽しんでおいで~!」「元気に帰っておいで~!待ってるよ~」「ちゃんとご飯食べるんだよ~」と、とても温かくて思わず涙しそうになりました。この人間関係が好きだな~と実感した瞬間でした。

ゆとり世代育成方法

 ゆとりだから○○だよね、さとりだから○○なんだよね、と言ってもそれは個人の問題で、若くてもしっかりしているコはいます。そして、面接の時はキラキラしていたのに働き始めたら急に来なくなったとか、履歴書は立派で面接も良かったけど、入社してみたら別人の様だったり、いろいろなタイプがいて採用段階で見抜けないケースもあります。
会社に合わないと思ったら研修期間中に早く辞めるべきだと思っています。研修期間は新人教育に費用も労力も費やしています。
新人も会社に入ってみなければ気付けないことがありますからね。

ゆとり世代育成方法

入社後1か月の壁、3か月の壁、6か月の壁、1年の壁、2年の壁…あります。その時に適切に声掛けをするのが効果的です。
私は、2か月に1回個人面談をしています。会社に対して、自分が貢献していると感じることはなにか?会社の中の好きな仕事は何か?改善点やアイデアを聞くなど、一人ずつ時間を取っています。役に立っていない。と感じていたスタッフに、そうではないという事を理解してもらえて、結果的に長く働いてくれたりさらにやる気をだしてパートから社員になった子もいます。感情には波があるので、マイナスな時に、あるきっかけが合わさることで負の連鎖に陥ることがあります。それでも、個人面談で言葉で丁寧に伝えることが一番大切だと感じます。

外人スタッフの活用方法 

外国人スタッフを育成するのと、日本人の新人スタッフを教育するのも似ています。2.できる。が当たり前 でも書きましが、
常識が常識ではないので、固定概念にとらわれずに、会社のルールに従って仕事を覚えてもらうことが一番なのです。
日本語があまりしゃべれないスタッフもいますが、だからこそ、マニュアル通りにやるべきことを順序立てて説明します。
徐々に日本語も覚えていきますし、困ったときには
Google翻訳をつかいます。
そして、日本語が苦手な外国人スタッフの活用方法としては、外人客に向けて、instaglamやSNS、HPの文章作成などの作業に当たってもらいます。
 

社内連絡はLINEで敏速に

社内の連絡はLINEが便利です。社内でグループを作って共有する情報を流しています。
シフトの連絡やお客さんの予約状況もクラウドのカレンダーで管理しています。即座に反映されるのでとても重宝しています。
使えるツールは試して、作業が効率よく進められるようにしましょう。
 

改善点を生かす 風通しのいい社内

お客様に喜んでもらうために自分が今何をしたらいいのか?と考えることが大切だと感じます。
クレームやクレームになりそうな案件は、次に生かすためにマニュアルにして、社内に展開します。
逆に、喜んでもらえることや会社のプラスになることも、みんながまねできるようにマニュアル化します。

意見を上げやすい環境を整えるには、普段から意見を言いやすい関係を築いているというのもありますが、面談をして、意見を聞いています。忙しいと時間が取れないときもありますが、回数を重ねると意見を言いやすくなったりするので大切だと感じます。
 

まとめ

会社はお客様の笑顔のためにある。そのためにどうしたらいいのか、というのが社内共通の目標です。そのために改善点はマニュアルにして、社内に展開します。マニュアルならどんなスタッフもやらなければいけない。新人が入ってくるたびに、足らない部分のマニュアルを増やしていけば、最初のうちは仕事が増えますが、充実していきます。先輩から教えられるより、文章を読むほうが新人の定着率もいいと考えています。

 
 

 

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